Ramai orang nampak tugas skop kerja HR (Human Resource) ni mudah, kira-kira gaji, cuti, setel. Dan kebiasaannya orang nampak HR ni akan sibuk pada hujung bulan dan awal bulan. Yelah sebab nak kira gaji dan pastikan semua orang dapat slip gaji kan.
Jadi tengah bulan apa yang HR ni buat?
Jika anda ada persepsi kerja HR hanya kira gaji dan cuti, buang jauh-jauh persepsi ini sebab tugas hakiki HR dalam sesebuah syarikat ni sebenarnya amat luas. Dan jika anda faham dengan tugas sebenar seorang HR, anda akan menangis kerana mulianya tugas seorang HR. (dan taknak lagi kutuk belakang, kerja mereka berat tau!)
Tahukah anda, HR ialah Tulang Belakang Syarikat?
HR memainkan peranan yang sangat penting dalam membangunkan sesebuah syarikat? HR bertanggungjawab untuk mengembangkan sesebuah syarikat terutama sekali dalam bahagian pengurusan manusia dan operasi syarikat. Kenapa saya cakap macam ni? Sebab HR adalah department tulang belakang syarikat yang sangat penting untuk membawa orang yang lebih tepat dan berkelayakan ke dalam syarikat dan meletakkan mereka di posisi yang betul supaya syarikat dapat berkembang dengan baik.
Bila dah lantik orang yang betul masuk ke dalam syarikat, anda perlu ada future planning untuk perkembangan setiap pekerja dalam syarikat. Anda bertanggungjawab untuk memberikan mereka latihan atau kemahiran dengan menghantar mereka ke kelas atau mana-mana seminar supaya dengan ilmu yang mereka ada mereka dapat bawa prestasi syarikat untuk pergi lebih jauh.
Ingat kira gaji dan bagi cuti je ke?
HR bagaikan seorang bapak atau mak yang menjaga kebajikan setiap pekerja.
Selain daripada gaji dan cuti, mereka ni lah kaki pantau setiap prestasi pekerja.
Kenapalah pekerja A selalu datang lambat? Kenapalah pekerja B selalu tak capai target yang ditetapkan oleh syarikat?
Apa masalah yang mereka hadapi sehingga menggangu prestasi kerja mereka? Kena ambil tahu perkara ini dan apa tindakan seterusnya? Adakah cukup dengan sesi kaunseling sahaja atau terus pecat mereka?
Jadi di sini, saya senaraikan 10 Skop Kerja Tugas Sebagai Seorang HR.
10 Tugas Skop Kerja HR
1. Merekrut Pekerja Untuk Posisi Yang Kosong
HR perlu pastikan setiap posisi penting dalam syarikat sentiasa diisi, oleh itu “job description” untuk setiap posisi dan jawatan perlu disiapkan dalam fail simpanan HR.
Dengan Job Description tersebut, HR perlu menyiarkan iklan jawatan di pelbagai platform perekrutan, seperti platform Indeed, MauKerja, Jobstreet, Mudah, Linkedin dan lain-lain.
Bila resume diterima, perlu masukkan semua dalam senarai excel contohnya, merekod jumlah aplikasi, menyaring resume yang berkualiti, menjalankan temuduga dan mengkoordinasi proses pengambilan.
Apabila pekerja diterima masuk, kita perlu menguruskan sesi onboarding dan orientasi pekerja baru teserbut.
Percaya Tak HR Templates Ini Bakal Jimat Banyak Masa & Kekusutan Otak Anda?
Dapatkan lebih 50+ templates dari segi dokumen, borang, surat, malah SOP khas untuk HR pun ada.
Semuanya plug & play, cuma duplicate, tukar maklumat syarikat anda dan logo. Dah boleh gunakan.
Semua templates disediakan dan disemak oleh pakar HR yang bertauliah.
Jika anda bos, ceo, founder, beli ni dan pass pada HR department/staff anda.
Jika anda HR staff, boleh bagitau bos anda, atau beli je dulu, dan yakinkan bos, dan claim nanti.
KHAS untuk pembaca blog ni, saya nak bagi diskaun sebanyak RM100!
Semua templates yang nilainya patut RM300-RM700, kini anda boleh dapat dengan hanya RM50!
2. Menjadi Tempat Rujukan Dan Aduan Pekerja (Hubungan Pekerja)
Kita sering dimomokkan bahawa kebanyakan HR ialah garang, kuat marah dan susah nak bagi cuti. Ada sebab mereka begitu, tapi dalam masa yang sama, HR juga perlu memakai topi “abang dan kakak” yang mendengar luahan pekerja.
Pekerja jika ada masalah, kebanyakannya tak terus cakap pada bos, tapi nak ada perantaraan antara majikan dan pekerja, itu pihak HR. Sebab itulah, HR perlu lebih lebih didekati (approachable).
Jadi tugas anda ialah untuk menerima aduan dan selesaikan atau sampaikan kepada pihak atasan. Kemudian dapat menangani konflik dan dapat berkomunikasi secara efektif kepada pekerja dan pihak pengurusan.
Tugas tim HR juga ialah untuk sentiasa mempromosikan persekitaran kerja yang positif – positive vibe!
Ini boleh dibuat dengan aktiviti-aktiviti ringan seperti makan bersama, bergotong royong bersama, sesi berhibur bersama (dengan izin majikan of course!).
3. Pengurusan Prestasi Pekerja Dan Melaksanakan Performance Review
Skop Tugas dan Kerja HR yang paling memberikan impak kepada syarikat ialah bila setiap pekerja ada penilaian prestasi. Oleh itu, HR perlu membangunkan dan melaksanakan sistem penilaian pretasi, mengikut jawatan dan jobscope masing-masing.
HR juga perlu komunikasikan objetif, goal atau target setiap jawatan pekerja agar mereka tahu apa target KPI yang perlu dicapai, dan HR perlu menjalankan semakan prestasi berkala. Ianya biasa dipanggil sebagai “Performance Review”.
Biasanya dibuat setahun sekali, iaitu pada hujung tahun, namun perlu secara mini, iaitu setiap 3 bulan atau 6 bulan, agar setiap pekerja tahu dimana mereka berada dan apa yang perlu ditambah baik sebelum tiba Performance Review yang sebenar pada hujung tahun.
Tuga skop kerja HR juga perlu memberikan maklum balas kepada setiap prestasi pekerja dan membantu mereka merancang apa yang perlu dibuat untuk meningkatkan prestasi untuk mencapai KPI target pekerja tersebut.
4. Memberikan Latihan & Pembangunan (Self-Development)
Setiap jawatan dan posisi dalam syarikat memerlukan set kemahiran. Oleh itu, apabila kita merekrut pekerja, perlu dipastikan mereka ada pengalaman dalam set kemahiran tersebut. HR perlu tahu berapa jurang level kemahiran yang pekerja itu ada dan apa yang diperlukan oleh jawatan yang dipegang.
Oleh itu, HR perlu mengenalpasti siapa yang perlukan latihan tambahan. Kemudian, mereka membentuk, mencari dan memberikan program latihan tersebut kepada pekerja yang memerlukan. HR akan mengatur bengkel dan seminar tersebut, dan pastikan ada hitam putih yang menyatakan mereka ada menghadiri latihan tersebut pada tarikh tersebut. Rekod ini penting untuk memberikan bukti bahawa syarikat sentiasa memberikan latihan yang mencukupi agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik.
5. Menguruskan Pampasan Dan Faedah (Benefit) Pekerja
Lain syarikat lain faedah atau benefit yang diberikan. Ada yang bagi medical benefit, ada yang bagi internet benefit, claim parking percuma, claim makanan tengah hari, dan macam-macam lagi.
HR perlu pastikan semua faedah tersebut dicatatkan dalam Company Handbook, dan semua pekerja perlu tahu. Apabila mereka datang untuk claim faedah mereka, kita perlu bantu untuk menguruskannya.
Selain itu ada juga faedah yang berkaitan dengan gaji, komisen seperti bonus tambahan. HR perlu pastikan jumlah yang diterima itu betul dan mengikut peraturan yang sepatutnya.
6. Pematuhan Undang-Undang Malaysia
Syarikat yang anda bekerja sekarang perlu mematuhi undang-undang yang ditetapkan, oleh itu HR perlu sentiasa tahu dan aware agar syarikat sentiasa mematuhi undang-undang buruh, peraturan pekerjaan mengikut standard industri.
Antara contoh yang banyak syarikat tak buat ialah, perlunya menyimpan semua rekod pekerja yang tepat dan terkini untuk 7 tahun pertama.
Anda juga mengendalikan dokumentasi berkaitan pengambilan, pemecatan dan apa-apa perubahan setiap pekerja.
7. Pematuhan Undang-Undang dan Polisi Syarikat
HR perlu memastikan setiap pekerja faham benar dengan undang-undang kerajaan, undang-undang dan polisi syarikat. Oleh kerana perkara ini panjang dan membosankan, HR perlu kreatif dalam menyampaikan.
Contohnya setiap pagi, anda perlu komunikasikan secara santai tapi tegas untuk 1 sahaja polisi, esoknya polisi seterusnya. Berikan penekanan dan pengulangan kepada polisi yang sering dilanggar, seperti kehadiran lambat atau minta orang lain check-in kan.
Selain itu tugas skop kerja HR juga perlu mengemaskini undang-undang atau polisi jika diperlukan atau yang sudah tidak valid. Atau anda juga mendapat banyak feedback dari pekerja, dan anda menjadi orang tengah yang mengutarakan feedback pekerja itu yang berkaitan dengan polisi syarikat.
8. Kesihatan dan Keselamatan Pekerja & Tempat Kerja
Bukan sahaja kita nak positive vibe, namun isu kesihatan dan keselamatan pekerja amatlah penting. Kita tak boleh ada pekerja yang datang bekerja dalam keadaan takut dan insecure.
Contohnya keselamatan pekerja jika berlaku kebakaran, HR perlu membuat latihan simulasi untuk senarai benda yang perlu dibuat jika ada masalah keselamatan berlaku. Jika premis dimasuk perompak, atau berhadapan dengan pencuri depan mata.
Kesihatan pekerja juga penting dengan memastikan tempat kerja sentiasa bersih, tidak ada penghasilan bakteria di sudut-sudut kerja kerana tidak dibersihkan.
Jika ada yang demam dan sakit berjangkit, pastikan mereka tahu apa perlu dibuat. Jangan hadir, dapatkan surat doktor dan jika boleh hadir pun, pastikan memakai pelitup muka.
Selain keselamatan fizikal, ada juga keselamatan mental seperti memastikan tidak ada pekerja yang dibuli, dan juga paling teruk mendapat serangan seksual di tempat kerja. Tak kisah apa jawatan, semua perlu mendapat hak yang adil, iaitu hak untuk berasa selamat di tempat kerja.
9. Melancarkan Program Kebersamaan
Pekerja yang hanya hadir dan duduk di tempat dia 8 jam kemudian balik, mungkin kurang sihat kerana tidak ada penglibatan sosial. Hal ini kerana, kebanyakan kerja di syarikat ialah kerja yang melibatkan teamwork. Oleh itu, HR perlu mengambil inisiatif untuk wujudkan jadua aktiviti pembinaan pasukan, team building setiap 3 bulan atau setiap 6 bulan atau setahun sekali.
Mintalah bos anda bajet untuk buat aktiviti di luar, untuk 3 hari contohnya. Paling kurang, buat di dalam pejabat, dengan memanggil trainer luar untuk buat aktiviti-aktiviti team building.
Ini sangat membantu membina keyakinan diri, skill bekerjasama dan kesetiaan kepada syarikat. Takdelah terperuk je dalam office tu kan, hehe.
10. Perancangan Strategik Bersama Pihak Atasan
Pihak HR perlu ada waktu meeting secara berkala dengan pihak atasan untuk sampaikan laporan mingguan/bulanan/suku tahun. Percayalah bos anda mostly tak tau apa-apa berkenaan dengan apa yang berlaku di antara pekerja. Anda perlu sentiasa berkomunikasi untuk dapatkan solusi strategik dan merancang perkara yang tidak membuatkan masalah hadir berulang kali.
HR juga perlu sentiasa aware dengan tren terkini, cabarakan terkini dan bagaimana dengan informasi yang anda kaji dan dapat, dikongsikan bersama dan dimasukkan dalam perancangan strategik tahunan bersama pihak atasan.
Adakah anda sudah mula nampak kerja HR ni macam mana? Itulah serba sedikit ulasan tentang tugas HR dalam sesebuah syarikat. HR adalah jantung bagi sesebuah organisasi, jika jantung tidak dapat berfungsi dengan baik, bagaimana anggota badan (pekerja) yang lain dapat bergerak dengan lancar.
Ini saya bercakap dari pengalaman saya sendiri sebagai pemilik bisnes dan ada HR eksekutif selama 7 tahun. Disclaimer, ini hanya perkongsian, apa-apa boleh rujuk HR konsultan anda sendiri.
Jadi HR ni tak sah kalau tak deal dengan pekerja bermasalah.
Sedikit selingan, mungkin tidak kena mengena dengan HR, namun saya yakin setiap orang termasuk anda nak buat duit tepi atau duit lebihan setiap bulan kan?
Nak tak belajar cara buat side incoem dalam USD dengan menjual barang paling mudah di market US dan UK?
1 USD pun dah nak dekat RM5 sekarang ni. Dapat $300 pun dah hampir RM1,500 boleh dapat kan?
Yang penting duit halal dengan put effort 30-60minit setiap hari. Kalau nak tau info lanjut boleh klik gambar di bawah okay?
