Masalah disiplin pekerja atau masalah prestasi dalam syarikat adalah satu perkara biasa. Bukan sahaja syarikat kecil tetapi syarikat besar juga menghadapi masalah yang sama.
Bagi usahawan yang baru nak bermula, tentunya perkara ni menjadi ketakutan buat mereka untuk mengambil pekerja sehingga ada yang buat keputusan untuk buat semua perkara dari A-Z.
Tetapi, dalam tempoh tertentu jika syarikat mula berkembang atau tambah cawangan, tidak ada cara lain melainkan dengan pertambahan pekerja untuk bangunkan syarikat tersebut. Setiap usahawan wajib tahu semua benda tetapi tidak perlu untuk buat semua benda.
Mahu atau tidak, anda mesti berhadapan dengan realiti pekerja yang bermasalah. Bagaikan seorang ibu atau bapa yang ada 10 anak. Setiap seorang ada kepala, personaliti dan perangai sendiri.
Majikan Perlu Memainkan Peranan Utama
Sebelum kita berbincang cara nak atasi, kita kena ada 3 situasi ideal di mana pihak syarikat atau majikan perlu memainkan peranan penting iaitu sentiasa improve culture tempat kerja agar personaliti yang bermasalah tidak berterusan.
Buah Anggur Yang Rosak Akan Merosakkan Anggur Sekelilingnya (Dengan Cepat)
Apa-apa yang mengganggu culture syarikat dengan perangai pekerja bermasalah perlu dicantas dari awal kerana buah anggur yang rosak akan merosakkan buah anggur di sekelilingnya.
Betapa ramai majikan yang ada sekolompok pekerja yang bagus, namun hanya kerana tersalah ambil 1 pekerja yang toksik, dia mampu menghasut semua pekerja yang baik itu untuk ikut tidak perform macam dia sehinggalah mereka semua berhenti serentak atau satu demi satu berhenti.
Percaya Tak HR Templates Ini Bakal Jimat Banyak Masa & Kekusutan Otak Anda?
Dapatkan lebih 50+ templates dari segi dokumen, borang, surat, malah SOP khas untuk HR pun ada.
Semuanya plug & play, cuma duplicate, tukar maklumat syarikat anda dan logo. Dah boleh gunakan.
Semua templates disediakan dan disemak oleh pakar HR yang bertauliah.
Jika anda bos, ceo, founder, beli ni dan pass pada HR department/staff anda.
Jika anda HR staff, boleh bagitau bos anda, atau beli je dulu, dan yakinkan bos, dan claim nanti.
KHAS untuk pembaca blog ni, saya nak bagi diskaun sebanyak RM100!
Semua templates yang nilainya patut RM300-RM700, kini anda boleh dapat dengan hanya RM50!
3 Situasi Mengatasi Pekerja Bermasalah – Sebelum, Semasa, Selepas
Cadangan Untuk Situasi : Sebelum Pekerja Menjadi Bermasalah
1.Tentukan dan membina budaya tempat kerja (develop culture)yang positif.
Sebenarnya sebelum mengambil pekerja, majikan dan syarikat itu sendiri sudah memberikan guidelines, budaya kerja (culture) bagaimana yang anda nakkan dalam tim syarikat anda.
Contoh Budaya Positif Untuk Membina Tim Syarikat Yang Padu
Contoh budaya yang nak diterapkan boleh jadi : – budaya positif dan memberikan dorongan – budaya tidak cepat judge dan salahkan orang, tetapi fokus kepada solusi – budaya tidak bercakap belakang dan gosip – budaya transparensi (transparent), jika tidak puas hati, suarakan dan cari jalan penyelesaian, bukan diam dan cakap belakang – budaya makan bersama waktu lunch atau syarikat belanja sekali dua untuk makan bersama – budaya tidak mendiamkan jika ada masalah dan ada tempat saluran jika perlu menyampaikan apa-apa isu – dan lain-lain lagi yang selari dengan prinsip pemilik bisnes/majikan
2. Merekrut pekerja yang masuk dengan budaya dahulu, baru lihat kemahiran dan pengalaman.
Sebagus mana pun kemahiran pekerja tu, atau selama mana pun pengalaman pekerja tersebut, jika dia tidak masuk dengan budaya kerja (culture) yang dah diterapkan, dia akan menjadi barah di tempat kerja.
Dan bukan salah dia, dia memang bagus kerana ada pengalaman dan kemahiran, salah kita yang menzalimi dia kerana mungkin dia lebih perform di syarikat lain yang dia boleh masuk dengan budaya kerja di syarikat lain.
Mungkin kita tak boleh tahu dia boleh “fit in” dalam culture syarikat, tapi dalam probation 1-3 bulan tu kita dah boleh menilai dan tentukan.
3. Pastikan membuat background research setiap pekerja sebelum direkrut.
Ramai HR atau Admin yang ditugaskan untuk mencari pekerja, setakat melihat resume, nampak bagus dan panggil interview. Namun lebih bagus untuk tambah lagi satu tambahan langkah iaitu membuat background research.
Bukan sahaja anda perlu hubungi nama yang ada dalam referens, tetapi cuba hubungi juga pihak HR dalam senarai syarikat yang dia pernah bekerja.
Pastikan punca dia berhenti dari syarikat itu adakah disebabkan diberhentikan atau memilih untuk berhenti. Tanyakan performance dan sikap dia sepanjang bekerja di syarikat itu.
Nak lagi padu? Minta admin atau HR yang anda hubungi tu untuk sambungkan anda kepada ketua/supervisor pekerja tersebut. Ini kerana mereka lebih banyak pengalaman direct bekerja dengan mereka.
Jika ada red flag, seperti nombor referens tak boleh dihubungi dan bukan orang yang betul, syarikat yang disenaraikan tidak dapat dihubungi atau ada pengalaman yang tak bagus, pastikan highligh perkara ini ketika membuat keputusan sebelum interview dan sebelum merekrut.
4. Buat sistem ganjaran pekerja
Buatkan sistem ganjaran untuk pekerja yang berkhidmat dengan cemerlang seperti memberi bonus duit cash, anugerah atau pakej percutian mengikut kategori seperti kedatangan pekerja cemerlang, perkhidmatan pekerja cemerlang dan sebagainya.
Jika dia ialah seorang eksekutif jualan, jika capai target sales, boleh terus kutip duit bonus cash dari bos atau HR.
Jadikan sistem tangga ganjaran layer pertama senang untuk dicapai, dan membuatkan dia nampak mudahnya nak ke layer seterusnya. Sikit lagi.
Sistem ganjaran ini secara tidak langsung akan memberikan semangat kepada setiap pekerja untuk berikan hasil kerja yang terbaik dan secara tidak langsung membentuk disiplin mereka.
5. Sentuhan Personal – luangkan masa untuk berikan sentuhan personal kepada setiap pekerja.
Walau sesibuk mana tugas anda sebagai ketua, luangkan sedikit masa untuk berjumpa pekerja anda, berkomunikasi dengan mereka, ambil tahu apa yang berlaku & tunjukkan yang anda prihatin.
Secara tidak langsung pekerja akan selesa untuk berkongsi permasalahan mereka. Keadaan ini akan mewujudkan suasana yang sihat dalam syarikat kita sendiri.
Pengalaman saya sendiri sebagai pemilik bisnes yang dah interview dan hire beratus pekerja keluar masuk, dan pernah ada 42 pekerja dalam 1 masa, saya masih ambil masa untuk adakan sesi 1-on-1 bersama pekerja saya. Kadang-kadang saya jumpa di bilik saya (bos), kadang-kadang di kedai makan. Jadikan perbualan santai yang membuatkan mereka selesa untuk berkongsi.
6. Be transparent – Budaya transparensi dan Freedom of Speech and opinion – menggalakkan dan mengalukan maklumbalas dan pendapat.
Tahukah anda, isu pekerja toksik, cakap belakang dan bergosip, antaranya banyak berpunca dari :
– Prasangka dan mengagak-agak benda yang belum sahih namun disampai-sampaikan
alfarabishariff.com
Jadi antara budaya yang perlu diterapkan jika berlegar khabar angin yang tidak menyenangkan, pastikan syarikat mengambil keputusan tepat untuk menjelaskan perkara tersebut kepada semua pekerja.
Selain itu, untuk mengelakkan prasangka, budaya transparensi (be transparent) sangat penting. Contoh transparent : – Jika tak puas hati, cakap terus dan fokus untuk cari penyelesaian. Bukan diam dan terus cakap belakang – Jika dengan bercakap tidak dapat penyelesaian, sampaikan kepada pihak atasan untuk jelaskan keadaan – Jika anda dapat kerja yang banyak, namun dapat kerja tambahan lagi, komunikasikan, bukan diamkan – Jika anda dapat satu kerja yang anda tak tahu nak buat, atau tak dapat siapkan, komunikasikan.
Oleh itu, budaya transparensi menggalakkan semua pekerja bersuara untuk pastikan semua objektif dan target syarikat dapat dicapai. Bukan isu personal tetapi kepentingan syarikat. Syarikat ialah prioriti, syarikat perlu survive dan thrive baru semua pekerja terjamin gajinya dan mampu untuk buka lagi banyak peluang pekerjaan.
Pihak atasan, ketua, supervisor juga perlu menggalakkan setiap pekerja memberikan pendapat tentang kerja atau projek yang dijalankan. Begitu juga dengan maklum balas. Ini akan membina semangat teamwork, rasa pendapat dihargai, boost morale dan semangat kerja, dan akhirnya performance overall makin meningkat.
Jangan ikut budaya kolot, cakap ketua je betul. Bukan nak dengar pendapat orang lain. Percayalah, ini lah budaya pihak atasan atau ketua yang bermasalah dan perlu diperbetulkan.
7.Sentiasa berkomunikasi dan mengingatkan secara kerap tentang culture dan polisi syarikat.
Manusia mudah lupa, oleh itu pihak HR atau admin atau ketua perlu sentiasa komunikasikan visi, misi, nilai-nilai dan polisi syarikat. Memperingatkan apakah budaya/culture syarikat. Bukanlah sampai semua dalam 1 masa, ambil 2-3 point dan sampaikan secara berkala. Kemudian tukar balik point-point seterusnya.
Jika ada berlaku isu, suarakan dengan suara autoriti agar menunjukkan bahawa majikan mengambil berat tentang isu yang berlaku dan sentiasa menjaga kepentingan dan keselesaan pekerja.
Contoh jika ada isu pekerja datang lambat, selain memberikan teguran secara personal, kita memperingatkan kembali kepada semua.
8. Mencantas masalah dari akarnya sebelum berkembang.
Jika terdengar satu khabar angin, berlaku satu isu terpencil atau isu kecil, namun jika melihat dari perspektif berjaga-jaga, jika dibiarkan isu ini berlaku berterusan, maka, ambillah keputusan untuk mencantas punca berlakunya isu tersebut.
Contoh, jika berlaku khabar angin tentang gangguan seksual yang berlaku kepada individu, terus mengambil tindakan untuk dapatkan penjelasan. Jika dibiarkan, pekerja akan hilang keyakinan dengan syarikat kerana tidak mengambil penting isu keselamatan pekerja.
Contoh lain, jika berlaku berkali-kali isu komunikasi, kerja yang patut buat sebegini tidak dapat disampaikan. Ambil maklumbalas dan rupanya datang dari arahan yang tidak jelas dari ketua/supervisor. Jadi terus mencantas punca masalah dengan memastikan ketua tersebut memberikan arahan yang lebih jelas.
Contoh lain juga jika adanya ura-ura pekerja yang toksik, terus ambil tindakan siasat dan pastikan. Atau jika ada bekas pekerja yang cuba menghasut pekerja sedia ada menyampaikan khabar angin yang tidak betul, dan tersebar 1 syarikat, buat pengumuman yang menjelaskan perkara tersebut secara umum atau mengikut department.
9. Majikan, pihak atasan seperti Manager, Leader yang dilatih untuk ada sifat empati yang tinggi
Isu pekerja toksik, cakap belakang dan bergosip, selain dari prasangka, ialah dari Manager/Ketua/Supervisor yang tidak mempunyai kemahiran ketua dan kurang sifat empati.
Kita semua manusia, masing-masing ada masalah personal. Jika berlakunya satu isu personal yang melibatkan prestasi kerja, jadilah manusia, bawa berbincang secara profesional dan manusiawi. Pastikan apa punca masalah ini berlaku, dan jelaskan apakah kesan jika masalah pekerja ini berterusan kepada diri dia, tim dia, department dia dan kesan kepada syarikat.
Cadangan Untuk Situasi : Semasa Pekerja Sedang Bermasalah
Bersikap profesional dan tenang. Teruskan bersifat positif dan bersangka baik.
Fokus kepada perbuatan yang bermasalah dan bukan orangnya.
Berbincang, bersemuka dengan pekerja.
Mengenalpasti punca masalah yang sebenarnya. Gunakan formula SAK.
Terangkan dan tuliskan expectation dan kesan kepada masalah yang sedang berlaku.
Memperkenalkan PIP Program – Performance Improvement Plan
Monitor proses dan progres. Berikan semangat dan positive feedback.
Cadangan Untuk Situasi : Selepas Menguruskan Pekerja Bermasalah
Sentiasa berkomunikasi dan terapkan culture yang positif di dalam syarikat. Be transparent.
Ambil langkah disiplin yang bertepatan (dan memberhentikan dengan selamat)
Belajar dari kesilapan dan pastikan punca tersebut dicantas untuk tidak berlaku lagi.
Sentiasa ada dokumentasi dan timeline setiap progress pekerja.
Saya akan kongsikan 2 cara mengatasi pekerja yang bermasalah dan nombor 2 ramai HR dan pemilik bisnes buat kesilapan :
1. Berbincang, bersemuka dengan pekerja dan cari punca dengan Formula SAK
Buat perbincangan secara bersemuka dengan individu tersebut, dan cari punca perkara yang menyebabkan individu tersebut tidak mencapai KPI atau terlibat dengan masalah disiplin pekerja.
Saya boleh kategorikan kepada 3 formula S-A-K ini untuk mencari punca kepada masalah yang dihadapi oleh pekerja :
Skill – Kemahiran
Attitude – Tingkah Laku
Knowledge – Ilmu
Kebiasaannya pekerja akan mempunyai masalah antara 3 faktor ini.
Apakah perkara utama yang membuatkan mereka melakukan kesalahan tersebut?
Mulakan perbualan atau perbincangan, kenal pasti masalah mereka dan cuba untuk memberi solusi yang terbaik pada mereka secara bersendirian tanpa melibatkan individu lain. Biasanya ini ialah tugas HR di syarikat, namun jika belum ada, pemilik syarikat atau leader/manager boleh juga.
Ingat, mereka juga manusia biasa yang mungkin sedang ditimpa ujian dan musibah.
Terangkan kembali sejelas-jelasnya polisi dan undang-undang syarikat mana yang dilanggar, atau yang dia masih belum faham lagi.
Terangkan juga bagaimana tindakannya, memberikan impak kepada apa dan siapa.
2. Ambil langkah disiplin yang membetulkan. (Dan cara memberhentikan dengan selamat)
Selepas sesi kaunseling yang dinyatakan di Langkah 1, dan selepas kita tahu punca, kita akan berikan solusi. Jika masalah Kemahiran dan Ilmu, kita akan berikan bimbingan dan latihan tambahan untuk dia betul-betul mahirkan diri. Berikan masa seminggu dua. Dan pastikan ada surat bertulis yang ditandatangani waktu sesi kaunseling pertama.
Surat ini penting sebagai bukti bahawa sesi ini pernah berlaku, dan pekerja pernah ditegur.
Jika masalah ATTITUDE, (masalah disiplin bekerja) berikan solusi seperti menerangkan kembali undang-undang dan polisi syarikat dan tunjukkan mana polisi yang dilanggar.
Berikan masa seminggu dua, jika berlaku lagi, panggil untuk sesi kedua. Dan pastikan setiap sesi ada surat hitam putih yang menulis apa yang sedang berlaku.
Sesi kedua ini boleh jadi sesi amaran terakhir, kerana jika berlaku sesi yang ketiga, itu bermaksud akan berlaku termination.
Sama juga mereka yang ada masalah Kemahiran & Ilmu, jika mereka tak dapat cope dan belajar dengan lebih laju, sehingga berlakunya masalah, maka mereka juga perlu dipanggil untuk sesi kedua selepas 1-2 minggu. Perlu diberitahu jika berlaku lagi sesi ketiga, sama ada itu ialah peluang terakhir untuk diberikan masa 1-2 minggu lagi atau mereka akan diberhentikan jika masih tak mencapai target minima yang diberikan.
Semua pekerja perlu tahu mereka diberikan 2-3 peluang secukupnya oleh syarikat untuk menambah baik prestasi kerja, dan perlu ada surat hitam putih yang ditandatangani dua belah pihak untuk setiap sesi/peluang yang diberikan. Hal ini kerana, jika mereka diberhentikan dan tidak berpuas hati lalu membuat aduan ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK), kita ada bukti kukuh yang mengatakan kita melalui prosedur yang teratur dan dalam suasana diberikan peluang.
Kesilapan banyak syarikat ialah terus membuang pekerja (dengan notis atau tanpa notis) terus selepas ada masalah.
Hal ini kerana, hampir 99% akta pekerja melindungi pekerja dan bukannya majikan. Jadi banyak perkara boleh disalahkan kembali kepada majikan.
Kenapa tak diberikan latihan? Kenapa tak diberikan peluang kedua? Kenapa tak tegur?
Jadi di situlah pentingnya surat rasmi hitam putih tersebut.
Untuk maklumat lanjut, anda boleh hubungi dan bertanya mana-mana pihak HR konsultan untuk jawapan yang lebih tepat dan sesuai dengan keadaan anda.
Ini ialah ilmu yang saya sendiri dapat dari konsultan HR yang saya hire.
Sebagai disclaimer, mungkin ada nasihat yang sesuai dan kurang sesuai, boleh ikut kesesuaian polisi syarikat masing-masing.
Anda Bekerja Sebagai HR (Human Resources)?
Biasanya yang handle ini ialah pekerja dalam jawatan HR. Jadi jika anda seorang HR, anda juga kena tau 10 Tugas Utama HR. Anda bukan sahaja kira gaji dan bagi cuti.
Sedikit selingan, mungkin tidak kena mengena dengan HR, namun saya yakin setiap orang termasuk anda nak buat duit tepi atau duit lebihan setiap bulan kan?
Nak tak belajar cara buat side incoem dalam USD dengan menjual barang paling mudah di market US dan UK?
1 USD pun dah nak dekat RM5 sekarang ni. Dapat $300 pun dah hampir RM1,500 boleh dapat kan?
Yang penting duit halal dengan put effort 30-60minit setiap hari. Kalau nak tau info lanjut boleh klik gambar di bawah okay?
